Línea de Fondo de Notificación de Protección de
Información para Organizaciones Dedicadas al Beneficio de Personas sin Techo
Breve Resumen
Fecha de vigencia: 17 de enero de 2007
Número de Versión: 1
En la presente notificación se
detallan las normas generales de protección de información de Pajaro Valley
Shelter Services, los cuales podremos enmendar en cualquier momento. Nosotros obtenemos información personal
únicamente cuando corresponde. Podremos utilizar o revelar su información para
ofrecerle servicios. También podremos utilizarla o revelarla para cumplir con
obligaciones jurídicas y demás obligaciones. Suponemos que usted acepta
permitirnos recoger información y utilizarla o revelarla tal como se indica en
la presente notificación. Usted puede inspeccionar la información que
conservamos acerca de usted. También podrá pedirnos que corrijamos información
errónea o incompleta. Nos puede hacer preguntas sobre nuestras normas generales
o prácticas de protección de información. Contestamos preguntas y respondemos a
quejas. Para obtener detalles adicionales, lea toda la notificación. Cualquier
persona puede obtener una
copia de la notificación al solicitarla.
Línea de Fondo de Notificación de Protección de
Información para Organizaciones Dedicadas al Beneficio de Personas sin Techo
Notificación Completa
Fecha de vigencia: 17 /1/07
Número de Versión: 1
A. Esta
notificación abarca lo siguiente:
1. En la presente
notificación se explican las normas generales y prácticas de protección de
información de Pajaro Valley Shelter Services.
2. Las normas generales y
prácticas que figuran en esta notificación abarcan la tramitación de
información personal confidencial de nuestros clientes. Toda información
personal que conservamos es amparada por las normas generales y prácticas
descritas en la notificación de protección de información.
3. Información personal
confidencial es toda información que conservamos acerca de nuestro cliente que:
a. permite que se identifique directa o indirectamente a una persona;
b. se puede manipular mediante un método razonablemente previsible
para identificar a una persona en particular, o bien,
c. se puede vincular con otra información disponible con el fin de
identificar a un cliente en particular. En la presente notificación, cuando nos
referimos a información personal, nos referimos a información personal
confidencial.
4. Adoptamos las normas
generales debido a los criterios definidos para Homeless Management Information
Systems, emitidos por el Departamento de Viviendas y Urbanización de EE.UU.
Nuestra intención consiste en que dichas reglas generales sean consonantes con
esos criterios. Consulte el Registro Federal 69, 45888 (30 de julio de 2004).
5. En la presente
notificación les comunicamos a nuestros clientes, empleados y demás personas la
forma en que tratamos la información personal. Nos ceñimos a las reglas
generales y prácticas descritas en la presente notificación.
6. En cualquier momento
podremos enmendar esta notificación y cambiar nuestras normas generales. Las
enmiendas podrán afectar a la información personal que hayamos obtenido antes
de la fecha de vigencia de la enmienda.
7. A toda persona que la
pida le damos una copia por escrito de la presente notificación de protección
de información.
8. Conservamos una copia de
las normas generales en nuestro apartado electrónico: www.pvshelter.org.
B. Sistema y razón de compilación de información
1.
Recogemos información personal únicamente cuando procede, con el fin de
ofrecer servicios, para algún otro propósito especial de nuestra organización o
cuando lo exige la ley. Podremos recoger información para los siguientes
propósitos:
a. ofrecer servicios a los clientes o coordinar dichos servicios para
ellos;
b. buscar otros programas que puedan asistir a los clientes;
c. para funciones relacionadas con el pago o reintegro de otros
servicios para los servicios que ofrecemos;
d. para administrar nuestra organización, incluso para funciones
administrativas tales como funciones judiciales, de auditorías, personal,
supervisión y dirección;
e. para cumplir con las obligaciones de
declaración del gobierno;
f. cuando lo exige la ley, y
g. para análisis de datos locales y regionales y
para preparar informes sobre la población sin techo.
2. Empleamos únicamente
medios legales y justos para obtener información
personal.
3. Normalmente obtenemos información personal sólo
con el conocimiento y consentimiento por escrito de nuestros clientes. Si usted
busca nuestra asistencia, firma una autorización de revelación de información y
nos ofrece información personal, supondremos que nos autoriza recoger
información tal como se detalla en esta notificación.
4. Es posible que también
pidamos información sobre usted a: (a) personas que estén con usted, o (2)
demás organizaciones públicas y privadas que ofrecen servicios o participan en
HMIS.
5.
Nosotros fijamos un rótulo en nuestras oficinas de admisión, o en otros
lugares, en el cual se explican las razones por las cuales pedimos información
personal. El rótulo dice:
Le pedimos información personal
directamente a usted debido a las razones que se exponen en nuestra declaración
de protección de información. Es posible que las organizaciones que nos ofrecen
fondos para administrar este programa nos exijan, conforme a la ley, recoger
cierta información personal. La información personal adicional que recogemos es
importante para administrar nuestros programas, mejorar servicios para las
personas desamparadas y entender mejor las necesidades de dichas personas.
Recogemos únicamente la información que consideramos apropiada.
C. Sistema
de utilización y revelación de información personal
1. Utilizamos o revelamos
información personal para las actividades que se explican en esta parte de la
notificación. Es posible que utilicemos o revelemos, o no, su información. Si
usted busca nuestra asistencia, firma un formulario de autorización de
revelación de información y nos ofrece información personal, supondremos que
nos autoriza utilizar o revelar su información personal para los propósitos que
se explican en el presente documento, y para utilizarla y revelarla si
determinamos que ello es consonante con las siguientes utilizaciones y
revelaciones:
a. ofrecer servicios a los
clientes o coordinar dichos
servicios para ellos. Compartimos la información de nuestros clientes con otras
organizaciones que posiblemente disponen de normas generales de protección de
información apartes, lo cual podrá permitir que la información se utilice y revele
en formas distintas.
b. para funciones relacionadas con el
pago o reintegro de servicios;
c. desempeñar funciones
administrativas tales como funciones judiciales, auditorías, de personal,
supervisión y dirección;
d. crear información anónima
que se puede utilizar para efectos de investigación y estadísticos sin
identificar al cliente, y para analizar datos y preparar informes locales y
regionales;
(1) estamos convencidos de que es necesario
utilizar o revelar la información con el fin de prevenir o reducir una amenaza
inminente a la salud o seguridad de una persona o del público, y
(2) la información la utiliza o revela una persona que es
razonablemente capaz de prevenir o reducir la amenaza, incluso el objeto de la
amenaza.
(1) en cualquiera de las siguientes
circunstancias:
(a)
cuando revelar la información sea exigido por la ley, y dicha revelación cumpla con los
requisitos de la ley y sea limitada por ellos;
(b)
si la persona acepta que se revele su información; o
bien
(c) en la medida que la
información que se revele sea autorizada
expresamente por la ley o algún reglamento, y
(I) estemos convencidos de que la información
que se revele sea necesaria para prevenir graves daños a la persona o a
otra posible víctima, o bien,
(II) si la persona no puede expresar su
aceptación debido a una incapacidad, un agente del orden público u otro
funcionario público autorizado para recibir el informe indica que la
información personal confidencial cuya revelación se procura no será destinada a utilizarse contra la
persona, y si una actividad de
aplicación inmediata que depende de la información que se revele se vería
afectada esencial y negativamente si se espera hasta que la persona pueda
aceptar que se revele la información; y
(2)
cuando permitamos que se revele la información sobre la
víctima de maltrato, descuido o violencia intrafamiliar, le informaremos
inmediatamente a la víctima que su información ha sido revelada o que lo será,
salvo si:
(a)
según nuestra opinión profesional estamos convencidos de
que informar a la persona haría que ésta corra el riesgo de sufrir graves
daños, o bien
(b) le informáremos a un representante personal (tal como a un pariente
o amigo), y estamos convencidos razonablemente de que dicho representante es la
persona responsable del maltrato, descuido o lesión, y que informar a dicho
representante no le convendría a la persona según determinemos conforme a
nuestra opinión profesional.
(1)
conducida por una persona o institución que tenga una
relación formal con el CHO, si la investigación se conduce en alguna de las
siguientes formas:
(a)
la conduce una persona empleada por la organización, o
afiliada a dicha organización, con el fin de utilizarla en un proyecto de
investigación regido conforme a un convenio de investigación escrito, aprobado
por escrito por el director del programa CHO (aparte de la persona que realice
la investigación), o bien,
(b)
la conduce una institución con el fin de utilizarla en un
proyecto de investigación regido conforme a un convenio de investigación
escrito, aprobado por escrito por el director de un programa CHO; y
(2) en todo
convenio de investigación por escrito:
(a) se deben estipular los reglamentos y limitaciones de tratamiento y
seguridad de la información personal confidencial a lo largo de la
investigación;
(b) se debe disponer la devolución o la debida destrucción de la información al concluir la investigación;
(c) se debe restringir la utilización o revelación adicional de la
información personal confidencial, salvo en caso que lo exija la ley;
(d) se debe exigir que el destinatario de los datos acepte formalmente
cumplir con todos los plazos y condiciones del convenio, y
(e) no sustituye la aprobación (si procede) de un proyecto de
investigación conducido por una Junta de Revisión Institucional, Junta de
Protección de Información o demás instituciones de protección de temas
pertinentes sobre el ser humano.
(1)
para responder a una decisión jurídica legalmente
dictada, orden de detención emitida por un juez, un auto de comparecencia o
citación emitidos por un funcionario judicial, o la citación judicial de un
gran jurado.
(2)
si el agente del orden público presenta por escrito una solicitud de
información personal confidencial:
(a)
firmada por un oficial supervisor del organismo del orden
público que procura la información personal confidencial;
(b)
indica que la información es pertinente y esencial para
una investigación de orden público legítima;
(c)
en la cual se identifica la información personal
confidencial que se busca;
(d)
específica y de alcance limitado en la medida razonablemente
realizable en vista del propósito para el cual se busca la información, y
(e)
en la cual se indica que la información anónima no se
podría utilizar para lograr el propósito de la revelación.
(3)
si creemos de buena fe que la información personal
confidencial es una prueba de conducta
delictiva que haya ocurrido en nuestras instalaciones;
(4)
para responder a un pedido oral con el fin de identificar o buscar a un sospechoso,
fugitivo, testigo esencial o a una persona perdida y la información
personal confidencial que se revele consista únicamente en el nombre, la
dirección, la fecha de nacimiento, el lugar de nacimiento, el número de seguro
social y señas particulares, o bien
(5) si
(a)
el funcionario es un funcionario federal autorizado que
busca la información personal confidencial presta servicios de protección al presidente o a demás personas autorizadas conforme al 18
U.S.C. 3056, o a jefes de estado o a demás personas autorizadas conforme al 22
U.S.C. 2709(a)(3), o con el fin de conducir investigaciones autorizadas por el
18 U.S.C. 871 y 879 (amenazas contra el presidente y demás personas), y
(b)
la información solicitada es específica y de alcance
limitado en la medida razonablemente realizable en vista del propósito para el
cual se busca la información.
y
2. Antes de utilizar o
revelar su información personal que no figure en el presente documento, le
pediremos primero su consentimiento.
D. Como
inspeccionar y corregir su información personal
1. Puede inspeccionar y
recibir una copia de la información personal que conservamos sobre usted. Le
ofreceremos explicar toda información que no entienda.
2. Consideraremos su pedido
para corregir toda información personal errónea o incompleta que conservemos
sobre usted. Si estamos de acuerdo con que la información es errónea o
incompleta, podremos borrarla u optar por indicar que es errónea o incompleta,
y complementarla con información adicional.
Para inspeccionar o
recibir una copia, o para pedir que se corrija su información, por favor
presente su pedido por escrito a un empleado del programa, quien posteriormente
trabajará con el Super User para extraer esa información.
3. Podremos denegarle su
pedido para inspeccionar o copiar su información personal si:
4. Si denegamos un pedido
de acceso o corrección, le explicaremos por qué se le ha denegado. También
incluiremos, como parte de la información personal que conservamos, los
documentos del pedido y la razón de la denegación.
5. Podremos rechazar los
pedidos de acceso o corrección que se hagan repetidas veces o mediante los
cuales se acose a alguien.
6. Cuando se acepte un pedido, a usted se le dará,
dentro de los primeros diez días laborales, una copia impresa de los datos
sobre usted.
E. Calidad
de los datos
1. Recogemos
únicamente información personal pertinente a los propósitos para los cuales
planeamos utilizar dicha información. En la medida que sea necesaria para
dichos propósitos, procuramos mantener únicamente información exacta, completa
y actualizada.
2. Estamos creando y
poniendo en marcha un plan para desechar la información personal que no se
utilice después de siete años de que la información haya sido creada o de la
última vez que haya sido modificada. En lugar de desechar la información,
podremos optar por eliminar los datos de identificación de la información.
3. Podremos conservar
la información durante un periodo más prolongado si lo exige una ley,
reglamento, contrato u otro requisito.
F. Quejas
y responsabilidad
1. Aceptamos y
consideramos preguntas o quejas sobre nuestras normas generales y prácticas de
protección de información. Las quejas propias de HMIS se enviarán al Super User
y al director ejecutivo. Si no es posible llegar a una resolución, la queja
será enviada al personal de Administración de Proyectos y Sistemas de HMIS, de
la Agencia de Recursos Humanos del Condado de Santa Cruz. Si aún así no se
llega a una resolución, el arbitraje final del conflicto pasará a un Comité de
Resolución de Conflictos, compuesto de representantes del Condado de Santa Cruz
y de las Municipalidades de Santa Cruz y Watsonville.
2. A todo nuestro
personal (incluso empleados, voluntarios, afiliados, contratistas y asociados)
se les exige cumplir con esta notificación de protección de información. Todo
miembro del personal deberá recibir una copia de esta notificación de
protección de información y reconocer recibo
de ella.
G. Historial de modificaciones de la Notificación
de Protección de Información
1. Versión 1. 17 de enero de 2007. Reglas Generales Iniciales